„e-Doręczenia w administracji publicznej to fikcja” – wypowiedź Magdaleny Januszewskiej w artykule G.J. Leśniak dla Prawo.pl

13-10-2025

ZUS, podobnie jak i inne organy administracji publicznej, ma obowiązek wysyłania pism do profesjonalnych pełnomocników przez e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r. Nie robi tego jednak i mimo posiadania adresów adwokatów, radców prawnych czy doradców podatkowych w tym systemie, wysyła pisma pocztą tradycyjną. Podobnie postępują urzędy skarbowe. Zdaniem prawników administracja miała rok na przygotowanie się do e-Doręczeń i tego czasu nie wykorzystała.

Obowiązek wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z nią organy administracji publicznej mają obowiązek stosować Krajowy Systemu Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 r. Dotyczy to także Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (art. 155 ust. 3 ustawy). Potwierdza to też harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Profesjonalni pełnomocnicy, czyli osoby wykonujące zawody zaufania publicznego – adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze – mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. Musieli więc założyć skrzynki w tym systemie. A mimo to Zakład Ubezpieczeń Społecznych nadal wysyła im pisma pocztą tradycyjną.

Jak (nie) funkcjonują e-Doręczenia

O tym, jak w praktyce funkcjonują e-Doręczenia przekonał się Radomir Szaraniec, doradca podatkowy. Jak mówi serwisowi Prawo.pl, 10 lutego 2025 r. złożył przez e-Doręczenia pełnomocnictwo do reprezentowania członka zarządu spółki w postępowaniu prowadzonym przez ZUS Oddział w Białymstoku w sprawie stwierdzenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. – W pełnomocnictwie wyraźnie napisałem, że proszę o składanie pism poprzez e-Doręczenia – podkreśla. Jakież było jego zdziwienie, gdy Zakład doręczył mu w marcu 2025 r. decyzję… listem poleconym. – Doręczenie oczywiście wadliwe, a decyzja nie weszła do obrotu, ale ZUS w lipcu 2025 r. uznał, że wyśle wezwanie do zapłaty. Wezwanie też zostało wysłane listem poleconym do mnie jako pełnomocnika. Odpowiedziałem pismem wysłanym przez e-Doręczenia, wskazując na niedotrzymanie przez ZUS przepisów k.p.a. – mówi Radomir Szaraniec. I wskazuje na art. 39 par. 1 K.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej „adresem do doręczeń elektronicznych”, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Dopiero w przypadku braku możliwości doręczenia w ten sposób, organ doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (par. 2). I dopiero wtedy, gdy brak jest możliwości doręczenia w sposób wskazany w par. 1 i par. 2, organ doręcza pisma przesyłką rejestrowaną (czyli tradycyjną pocztą) albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

18 września 2025 r. ZUS Oddział w Białymstoku przysłał odpowiedź na pismo, informując, że Zakład na dzień 27 lutego 2025 r., tj. na dzień wydania decyzji o przeniesieniu odpowiedzialności za zobowiązania spółki, nie korzystał z funkcjonalności doręczeń elektronicznych. Dlatego decyzja została mu wysłana jako pełnomocnikowi w tej sprawie przesyłką rejestrowaną na jego adres i skutecznie mu doręczona. – Potwierdza to pana podpis na zwrotnym potwierdzeniu odbioru z 24 marca 2025 r. Uwzględniając powyższe, Zakład nie stwierdza nieprawidłowości w tym zakresie. Dlatego decyzja jako skutecznie doręczona i prawomocna podlega wykonaniu – napisał ZUS. To pismo doradca podatkowy otrzymał na e-Doręczenia.

– Okazuje się, że w ZUS w Białymstoku ani k.p.a., ani e-Doręczenia się nie przyjęły – mówi Radomir Szaraniec. Jak twierdzi, nie jest to jedyny oddział Zakładu, który nie dość, że pisma wysyła pocztą tradycyjną, to jeszcze wysyła stronom, pomijając pełnomocnika ustanowionego w sprawie.

– Faktycznie zdarza się, że ZUS w postępowaniach administracyjnych wysyła korespondencję stronom, a nie ich pełnomocnikom. I są to tradycyjne listy – na podstawie art. 71ad ustawy systemowej. Bez względu na formę doręczenia, nie jest ono prawidłowe i może być źródłem problemów. Szczególnie, jeśli strona nie poinformuje pełnomocnika, iż list dostała, bo uważa że pełnomocnik też go dostał, a to wśród osób prywatnych dość częste przekonanie. Natomiast w postępowaniach sądowych pisma z ZUS już prawidłowo trafiają do pełnomocników. Być może dlatego, że wysyłają je radcowie prawni z ZUS – mówi Magdalena Januszewska, radca prawny specjalizujący się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.

Czytaj więcej na Prawo.pl:
https://www.prawo.pl/kadry/e-doreczenia-praktyczne-problemy-w-korespondencji-z-administracja,535328.html