„Firmy mają problem – zamiast pracy zdalnej, prywata” – wypowiedź Magdaleny Januszewskiej w artykule G.J. Leśniak w Prawo.pl

16-07-2025

W małych i w średnich firmach spadło wykorzystanie urlopów wypoczynkowych. Zdaniem prawników to efekt braku bieżącego nadzoru nad organizacją pracy zdalnej. Wskazują oni na dwa problemy z tym związane: oszukiwanie na czasie pracy i negatywne konsekwencje dla pracodawcy za nadmiar urlopu w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W 2024 r. najwięcej uchybień i nieprawidłowości dotyczyło kwestii określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach oraz obowiązków informacyjnych.

Pracodawcy zauważyli, że pandemia i wprowadzenie pracy zdalnej spowodowały spadek wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Jeszcze do niedawna 1-2 dni z urlopu były wykorzystywane przez pracowników na załatwianie prywatnych spraw. Teraz tego nie ma. Wygląda na to, że ma to związek z pracą zdalną, bo część osób załatwia sprawy prywatne w dni pracy zdalnej, w godzinach pracy.

– Mali i średni pracodawcy rzadko wprowadzają systemy nadzoru nad pracownikiem. Nie inwestują w nie, bo jest to dla nich nieproporcjonalny wydatek. Wówczas mogą polegać wyłącznie na uczciwości pracowników – mówi serwisowi Prawo.pl Magdalena Januszewska, radca prawny, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego. 

Praca zdalna – zasady jej wykonywania mają być określone w porozumieniu lub w regulaminie
Zgodnie z art. 67(20) kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli zaś u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W porozumieniu oraz regulaminie mają być określone m.in. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (67[20] par. 6 pkt 4-7 k.p.). 

Organizacja pracy to podstawa
Na problemy firm z organizacją pracy i nadzorem nad pracownikami wykonującymi pracę zdalną  uwagę zwraca także Państwowa Inspekcja Pracy. – Najwięcej uchybień i nieprawidłowości dotyczyło kwestii określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach oraz obowiązków informacyjnych (56 proc. kontroli); wymagań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących pracy zdalnej (49,5 proc.), a także organizacji  pracy zdalnej (23,2 proc.) – podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy w sprawozdaniu ze swojej działalności w 2024 r. Według PIP, w świetle obserwacji inspektorów pracy i przeprowadzonych kontroli praca zdalna występowała częściej w średnich i dużych podmiotach, zatrudniających co najmniej 50 pracowników i tam też stwierdzano mniejsze naruszenia przepisów dotyczących pracy zdalnej.

 – Z przeprowadzonych kontroli wynika, iż przyczyną ujawnionych nieprawidłowości jest: nieznajomość przepisów prawa w zakresie pracy zdalnej; nieczytelność przepisów – w szczególności z uwagi na sposób ich zredagowania (liczne odesłania do innych przepisów, szczegółowość przepisów); krótka praktyka stosowania przepisów – czytamy w sprawozdaniu. W ocenie inspektorów pracy, pracodawcy również zauważają niektóre wady pracy zdalnej, takie jak np.: trudności w monitorowaniu wydajności pracowników i problemy z integracją zespołu oraz komunikacją online.

W opinii mec. Magdaleny Januszewskiej praca zdalna lub hybrydowa dobrze obrazuje wzajemne relacje między danym pracownikiem i pracodawcą. – Jeśli pracodawca nie prowadzi bieżącego nadzoru, to głównie od kultury pracy pracownika zależy, jak będzie wykorzystywać czas pracy – podkreśla mec. Magdalena Januszewska. I przypomina, że za nadmiar niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego odpowiedzialność ponosi pracodawca i to on w razie kontroli PIP może ponieść karę za złą organizację pracy, a nie nieuczciwie wykorzystujący czas pracy pracownik. 

Zdaniem Roberta Lisickiego, radcy prawnego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, tak być nie powinno. – To jest kwestia organizacji pracy zdalnej i świadomości tego, jak wykonywanie pracy w formule zdalnej można monitorować, rozliczać. W niektórych przypadkach, kiedy praca polega na wprowadzaniu danych, opracowywaniu określonej liczby materiałów przełożeni mają świadomość, w jakim wymiarze praca została wykonana. W sytuacji, kiedy praca ma bardziej twórczy charakter przełożony wciąż ma możliwość oceny dyspozycyjności i zaangażowania pracownika. Musimy mieć na uwadze, iż w przypadku pracy zdalnej zmieniamy miejsce wykonywania pracy, ale wciąż obowiązują nas przepisy wewnątrz zakładowe dotyczące ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Utrzymujemy dotychczasowy system czasu pracy (np. podstawowy bądź zadaniowy), wciąż mamy obowiązek wykonywania pracy starannie, podlegamy kierownictwu pracodawcy. Pracodawca powinien ustalić i przekazać pracownikom jasne wytyczne dotyczące zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną czy zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Prawo przyznaje pracodawcom możliwość kontroli pracy zdalnej i dyscyplinowania pracowników niestosujących przyjętych reguł organizacji i porządku pracy – mówi Robert Lisicki. I podkreśla, że pracodawcy nie sygnalizowali zasadniczych problemów na tym tle. – W firmach, w których po okresie pandemii Covid-19 dostrzeżono problemy z efektywnością, zapewnieniem normalnego toku pracy, praca zdalna została często ograniczona do 1-2 dni w tygodniu bądź podejmowano decyzje o korzystaniu tylko z opcji okazjonalnej pracy zdalnej – podkreśla dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. (…)

Czytaj więcej na Prawo.pl:
https://www.prawo.pl/kadry/dlaczego-pracownicy-nie-wykorzystuja-urlopow,533925.html